El recurso humano es un factor fundamental en el funcionamiento de una empresa. Independientemente de su tamaño, área de trabajo o nivel de producción, la fuerza humana es la que mueve, en algunos casos literalmente, todo el sistema que la compone, y hace que se cumplan la misión y visión bajo las cuales fue creada.
Estas son solo algunas de las razones de peso para que el talento humano sea tratado con inteligencia y se busquen siempre las mejores condiciones para que el trabajo fluya con naturalidad. A la larga, crear un ambiente laboral agradable para los empleados beneficiará a todos los procesos de la empresa.
Manejo eficaz de la nómina de empleados
Sin importar si la empresa es un emprendimiento con 5 empleados, o si es una gran compañía con más de 1000 trabajadores en diferentes departamentos y lugares geográficos, los recursos humanos deben recibir la importancia que se merecen y en primer lugar se debe hablar de la redacción de la nómina.
Este procedimiento semanal, quincenal o mensual, según sea el caso, es el resumen de las actividades del personal durante el periodo de tiempo establecido, y todos los empleados esperan que aquellas actividades que realizaron por la empresa, se vean reflejadas junto a los beneficios que establece la ley; por ejemplo vacaciones y otros ítems. Cuando algunas de estas cosas no se cumplen, el clima de la organización empieza a tornarse gris.
Es aquí donde contar con un sistema de nómina facilita el orden. La practicidad, la rapidez y la eficacia a la hora redactar la nómina. Con pocos empleados el trabajo es muy sencillo, pero cuando la empresa ha escalado a mayores y mejores niveles, se hace necesaria una mayor cantidad de empleados y una administración más eficiente.
Un sistema adecuado para la administración de recursos humanos debe ser versátil y capaz de ofrecer una gran cantidad de soluciones, que permita un trabajo eficiente en la elaboración de las nóminas, y ayude a reducir los tiempos de trabajo en esta área.
El software sale a la ayuda de las empresas
Si el desarrollo de la empresa se está realizando exitosamente y se espera que escale en producción y ventas, es probable que se esté considerando la contratación de nuevo personal para las diferentes áreas. Al ampliar la nómina también crece la cantidad de información necesaria para elaborarla correctamente, así como la posibilidad de cometer errores.
Es aquí donde es necesario considerar la adquisición de un software para la administración del talento humano, que sea versátil, moderno, que pueda crecer con la empresa y adaptarse a los cambios. Con este software se facilita el cálculo, la distribución y el timbrado de la nómina, ya sea para los empleados propios como para aquellos que hayan sido colocados bajo contrato en la modalidad de Outsourcing y se encuentren prestando servicios en terceras empresas. El outsourcing es un recurso ampliamente utilizado en las organizaciones hoy en día, sobre todo en áreas como:
- Relaciones Públicas, conferencias, eventos.
- Administración, finanzas, contabilidad, informática
- Publicidad y mercadeo.
Tiene muchas ventajas, pero la principal que se puede mencionar es que el trabajador no mantiene una relación laboral directa con la empresa, sino con aquella que, mediante un contrato, presta ese servicio.
Características que debe tener un software para gestión de RRHH
- Facilidad de instalación: en la actualidad y con el auge de la movilidad muchos de estos software de nómina se manejan desde la nube, por lo que la instalación física en las diferentes máquinas de la empresa es mínima o nula, de modo que también puede ser manejada desde cualquier dispositivo móvil.
- Soporte técnico: se debe contar con una empresa que ofrezca servicio de comunicación efectivo y eficaz, con tiempo de respuestas corto y por diferentes medios como correos, redes sociales o servicios de chat.
- Agilidad en los procesos: Los nuevos sistemas permiten trabajar con soluciones modulares fácilmente adaptables a la empresa:
- Base de datos de empleados: donde se encuentran centralizada toda la información relevante de cada empleado, y enlazada con cada documento que el sistema relacione con el empleado.
- Controles de asistencia del personal: que van relacionados con bono de producción, descuentos por las faltas o premios por metas de asistencia cumplidas y que deben reflejarse en la nómina.
- Evaluaciones: a todo empleado debe hacérsele un seguimiento al cumplimiento de sus tareas y eventualmente premiarlo.
- Conexión con el sistema bancario: para la transferencia de fondos de manera rápida, segura y simultánea a todos los empleados.
- Mensajería o correo electrónico masivo: para el envío de recibos u otros formatos.
Si el sistema por el que se opta se acerca lo suficiente a estas recomendaciones, se estará escogiendo una herramienta eficaz y eficiente para honrar la delicada tarea de administrar el trabajo diario del talento humano de una empresa.